Betriebsrat und Automatisierung: Wann muss er mitbestimmen?

Der Betriebsrat hat mitzubestimmen bei Einführung und Anwendung technischer Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen. Das gilt, soweit eine gesetzliche oder tarifliche Regelung nicht besteht.

Der Begriff bestimmt ist dabei weiter, als er klingt. Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts sind technische Einrichtungen zur Überwachung bestimmt, wenn sie objektiv geeignet sind, Verhaltens- oder Leistungsinformationen über den Arbeitnehmer zu erheben oder aufzuzeichnen. Auf die subjektive Überwachungsabsicht des Arbeitgebers kommt es nicht an. Das Bundesarbeitsgericht hat diesen Maßstab zuletzt 2024 bestätigt.

Für einen HR-Workflow heißt das: Ein Ablauf, der Aufgaben verteilt, Fristen überwacht, Eingänge zuordnet oder Bearbeitungsstände festhält, erzeugt in aller Regel Daten, die einer Person zugeordnet werden können. Damit ist die Schwelle erreicht, unabhängig davon, ob jemand diese Daten je auswerten will.

Es gibt eine Konstellation, in der ein Arbeitsgericht die Mitbestimmung verneint hat, und sie zeigt die Grenze gut. Das Arbeitsgericht Hamburg entschied im Januar 2024 über den Einsatz von ChatGPT, den ein Unternehmen über selbst angelegte, private Zugänge erlaubt hatte. Das Gericht verneinte ein Mitbestimmungsrecht, weil die Anwendung nicht auf Unternehmenssystemen lief und der Arbeitgeber keinen Zugriff auf die dort entstehenden Daten hatte.

Dieser Fall ist für Automatisierungsprojekte eher ein Gegenbeispiel als eine Blaupause. Ein selbst betriebener n8n-Server ist genau das Gegenteil: eigene Infrastruktur, eigene Konten, eigene Protokolle. Je sauberer die Lösung im eigenen Haus steht, desto klarer ist die Mitbestimmung.

Eine zweite Grenze zieht das Gesetz bei Auswahlentscheidungen. Auswahlrichtlinien bleiben mitbestimmt, auch wenn bei ihrer Aufstellung künstliche Intelligenz eingesetzt wird. Wer also einen Workflow plant, der Bewerbungen vorsortiert, landet zusätzlich in diesem Bereich.

Die Mitbestimmungsfrage lässt sich nur beantworten, wenn man weiß, welche Daten anfallen. n8n speichert zu jeder Ausführung den Verlauf: welcher Workflow lief, wann, mit welchem Ergebnis und welche Daten dabei durch die einzelnen Knoten gingen.

Diese Ausführungsdaten werden standardmäßig aufgeräumt. Über EXECUTIONS_DATA_PRUNE ist das Löschen aktiv, EXECUTIONS_DATA_MAX_AGE steht auf 336 Stunden, also 14 Tage, und EXECUTIONS_DATA_PRUNE_MAX_COUNT begrenzt den Bestand auf 10.000 Einträge. Ob Ausführungen bei Erfolg, bei Fehlern oder mit Zwischenständen gespeichert werden, lässt sich getrennt einstellen.

Dazu kommt in der Enterprise-Variante das Log Streaming, das Workflow-, Knoten- und Audit-Ereignisse an ein Syslog-Ziel, einen Webhook oder Sentry ausleitet. Genau diese Einstellungen gehören in die Unterlagen für den Betriebsrat, weil sie die Frage beantworten, wie lange nachvollziehbar bleibt, wer was ausgelöst hat.

Praktisch bedeutet das: Bevor das erste Gespräch stattfindet, sollte klar sein, welche Aufbewahrungsfristen eingestellt sind, wer Zugriff auf die Ausführungsansicht hat und ob personenbezogene Daten in den Protokollen landen oder nur Vorgangsnummern.

Vor der Mitbestimmung steht die Unterrichtung. Der Arbeitgeber muss den Betriebsrat über Planungen zu technischen Anlagen sowie zu Arbeitsverfahren und Arbeitsabläufen rechtzeitig unterrichten und die vorgesehenen Maßnahmen mit ihm beraten, und zwar so früh, dass Vorschläge und Bedenken noch in die Planung einfließen können.

Für die Beurteilung von künstlicher Intelligenz hat der Gesetzgeber dem Betriebsrat zusätzlich den Rücken gestärkt: Muss der Betriebsrat die Einführung oder Anwendung von künstlicher Intelligenz beurteilen, gilt die Hinzuziehung eines Sachverständigen als erforderlich. Für reine Automatisierung ohne KI-Knoten gilt das nicht automatisch, sobald aber ein Sprachmodell im Ablauf steckt, sollte man diesen Punkt einplanen statt ihn zu bestreiten.

Am Ende steht üblicherweise eine Betriebsvereinbarung. Sie ist zugleich datenschutzrechtlich nützlich, denn die Verarbeitung von Beschäftigtendaten ist auf Grundlage von Kollektivvereinbarungen zulässig, wobei die Verhandlungspartner Artikel 88 Absatz 2 der Datenschutz-Grundverordnung zu beachten haben.

Eine Vereinbarung, die trägt, beschreibt den Zweck des Workflows, die verarbeiteten Datenarten, die Aufbewahrungsfristen der Protokolle, die Zugriffsrechte, den ausdrücklichen Ausschluss von Leistungs- und Verhaltenskontrollen und ein Verfahren für Änderungen. Der letzte Punkt wird oft vergessen und ist der wichtigste, weil Workflows sich ständig ändern.

Kommt eine Einigung über eine mitbestimmungspflichtige Angelegenheit nicht zustande, entscheidet die Einigungsstelle, und ihr Spruch ersetzt die Einigung zwischen Arbeitgeber und Betriebsrat. Das ist kein Randfall, sondern der vorgesehene Weg.

Die Einigungsstelle besteht aus einer gleichen Anzahl von Beisitzern beider Seiten und einem unparteiischen Vorsitzenden, auf dessen Person sich beide einigen müssen. Gelingt das nicht, bestellt ihn das Arbeitsgericht. Sie hat unverzüglich tätig zu werden und fasst ihre Beschlüsse nach mündlicher Beratung mit Stimmenmehrheit.

In der Praxis ist dieser Weg langsam und teuer, und er endet selten bei einem Ergebnis, das eine Seite vollständig zufriedenstellt. Deshalb ist die gemeinsame Entwicklung eines Workflows fast immer das schnellere Verfahren, auch wenn sie am Anfang mehr Termine kostet.

Ein Nebenaspekt, der bei größeren Vorhaben dazukommt: Bei mehr als zwanzig wahlberechtigten Arbeitnehmern können grundlegende Änderungen der Betriebsorganisation oder die Einführung grundlegend neuer Arbeitsmethoden eine Betriebsänderung darstellen. Eine einzelne Automatisierung erreicht diese Schwelle normalerweise nicht, ein Programm, das ganze Abläufe umbaut, kann es.

Das erste Gespräch entscheidet über das Tempo des ganzen Vorhabens, und es scheitert selten an Ablehnung, sondern an fehlenden Angaben. Ein Betriebsrat, der die Frage nach den Protokolldaten nicht beantwortet bekommt, kann nicht zustimmen, selbst wenn er möchte.

Nützlich ist eine Unterlage, die auf wenige Seiten passt: der Zweck des Workflows in einem Satz, die Auslöser und Schritte als Skizze, die verarbeiteten Datenarten je Schritt, die Empfänger außerhalb des eigenen Systems, die eingestellten Aufbewahrungsfristen der Ausführungsdaten und die Liste der Personen mit Zugriff auf die Ausführungsansicht.

Dazu gehört eine ehrliche Aussage darüber, was das System technisch könnte, aber nicht soll. Ein Ablauf, der Bearbeitungszeiten misst, könnte daraus eine Leistungsstatistik bauen. Wer das offen benennt und den Ausschluss in die Vereinbarung schreibt, kommt weiter als jemand, der die Möglichkeit verschweigt und später damit konfrontiert wird.

Und es hilft, einen kleinen Anwendungsfall zuerst zu zeigen. Eine Erinnerung an ablaufende Fristen oder die Zuordnung eingehender Bewerbungen ist überschaubar, betrifft wenige Datenarten und eignet sich als gemeinsamer erster Schritt. Aus einem funktionierenden kleinen Ablauf entsteht Vertrauen für den größeren, aus einem großen Entwurf entsteht meistens eine lange Prüfung.

Ein Betriebsrat ist in Deutschland die Ausnahme, nicht die Regel. Nach den Zahlen des Instituts für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung haben 9 Prozent der Betriebe einen Betriebsrat, in Westdeutschland arbeiten darin 45 Prozent der Beschäftigten, in Ostdeutschland 41 Prozent.

Ohne Betriebsrat entfällt die Mitbestimmung, nicht aber das Datenschutzrecht. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung muss dann aus dem Gesetz kommen, nicht aus einer Kollektivvereinbarung, und die Erforderlichkeit jeder Datenart ist einzeln zu begründen.

Unabhängig davon bleibt eine Grenze bestehen, die viele Automatisierungsprojekte streift: Niemand darf einer ausschließlich auf automatisierter Verarbeitung beruhenden Entscheidung unterworfen werden, die ihm gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder ihn in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt. Wo solche Entscheidungen ausnahmsweise zulässig sind, besteht mindestens das Recht auf Eingreifen einer Person, auf Darlegung des eigenen Standpunkts und auf Anfechtung.

Für die Praxis heißt das: Ein Workflow darf vorbereiten, zuordnen, erinnern und zusammenfassen. Die Entscheidung über einen Menschen trifft ein Mensch, und das sollte im Ablauf sichtbar sein, nicht nur in der Beschreibung.